5 pasos para tomar decisiones rápidamente

Hace mucho tiempo, los líderes empresariales aceptaron la idea de que a veces deben ir despacio para ir rápido a la hora de tomar grandes decisiones estratégicas sobre sus problemas. La idea tradicional es que el más lento y constante gane la carrera, al estilo de la tortuga y la liebre. Si no te apresuras a tomar decisiones clave y, en cambio, te tomas el tiempo para planificar con cuidado y minuciosidad, eventualmente vencerás a otros que dan pasos agigantados pero precipitados.

Eso pudo haber sido cierto en el pasado, pero "ir despacio para ir rápido" es una receta para el desastre en el mundo de hoy, donde el ritmo del cambio es exponencial. No puedes permitirte el lujo de ser la tortuga, porque hoy en día la liebre no está durmiendo la siesta.

Una encuesta global reciente de McKinsey demuestra este punto. Cuando se trata de tomar decisiones, la mayoría de los encuestados dijeron que el uso del tiempo en el proceso de toma de decisiones era ineficaz, y solo el 20% informó que sus organizaciones se destacaron en la toma de decisiones. La mayoría de las organizaciones se inclinan entre la velocidad o la calidad de la decisión.

Sin embargo, la encuesta demostró que las organizaciones sobresalientes, toman decisiones de alta calidad rápidamente. No comprometen la velocidad por la calidad, o viceversa. La idea de que eres una tortuga "lenta y constante" o una liebre "rápida e imprudente" es un término obsoleto. El informe McKinsey proporciona evidencia de que  el proceso de toma de decisiones puede ser rápido y de alta calidad.

Los enfoques tradicionales para la toma de decisiones de alto riesgo toman demasiado tiempo, cuestan demasiado y no brindan la calidad o el impacto acorde con la inversión de tiempo y recursos. Así que para las organizaciones, la búsqueda de nuevos enfoques que ayuden a la toma de decisiones con rapidez y calidad, tiene que ser una prioridad.

¿Cómo tomar buenas decisiones?

McKinsey analizó las organizaciones sobresalientes de su estudio para revelar algunos principios de una buena toma de decisiones. Entre ellos:

1. Centrarse en el valor de la empresa

Antes de tomar una gran decisión, la situación debe formularse como una pregunta que enfatice el valor a nivel general de la empresa. Por ejemplo, consideremos a un fabricante de herramientas que vende martillos y clavos a grandes cadenas de venta al detal, pero que también vende herramientas y servicios más sofisticados a empresas de construcción directamente. La pregunta sería, "¿Cómo podemos optimizar el crecimiento en nuestra unidad comercial minorista?" podrías tomar decisiones que pongan en peligro los precios en las ventas de empresa a empresa. Por otro lado, la otra interrogante, sería “¿Cómo podemos optimizar, mientras maximizamos el valor general de la empresa?", exige respuestas con resultados equilibrados.

Usa esa pregunta para identificar quién debe formar parte del conglomerado inter area requerido. Cuando eso sucede, se están involucrando directamente a muchas personas en la decisión, inclusive algunos que no tienen un interés personal directo en la decisión y generalmente no contribuirían (como personas de otras unidades de negocios).

2. Garantizar la calidad de los debates

Todas las partes interesadas deben estar representados. Como resultado, la el conglomerado inter-área requerido podría conducirte a un grupo de veinte o más personas. Reúnelas en un solo lugar durante dos o tres días. No les des autoridad para tomar decisiones, pero pídales que tengan discusiones honestas y colaborativas sobre todos los ángulos clave de la decisión, y desarrolla una lista de acciones específicas que la compañía debe tomar.

Organiza a todos en un solo lugar para efectuar una reunión de dos o tres días y divide el tiempo en tres rondas de discusión. En la primera ronda, alienta a las personas a contar historias, expresar sugerencias o frustraciones, y describir lo que ven que sucede desde todos los ángulos posibles. Esta primera ronda tiene como objetivo hacer que todos estén en la misma página. En la segunda ronda, pídeles que generen tantas ideas como sea posible sobre lo que podrían hacer. Pero no les permitas sacar conclusiones o hacer recomendaciones todavía.

En la tercera ronda, pídele al grupo que analice todas las ideas que desarrollaron en la última ronda y lo reduzcan a una lista de recomendaciones específicas orientadas a la acción. Progresar de ronda en ronda es clave para obtener las mejores respuestas de las personas y del grupo, ya que les da tiempo para pensar, explorar suposiciones y alternativas, y ajustar su posición sin obligar a nadie a ceder a la voluntad del grupo.

En cada una de las tres rondas, asigna a cada persona uno de los tres roles de comportamiento: miembro, crítico u observador. Los miembros son dueños de una discusión determinada, los críticos escuchan a los miembros y tienen algunas oportunidades para juzgar lo que está sucediendo, y los observadores no hacen más que escuchar durante esa conversación. Si tienes un grupo de 20 personas, eso significa que debes asignar a ocho personas para discutir el tema como miembros, con seis personas ofreciendo críticas y las otras seis observando. Cambia las posiciones en cada una de las tres rondas para que todos tengan la oportunidad de estar en cada rol.

Ten un documento neutral con todo para entregarse como una cuenta imparcial de la recomendación final y su justificación.

3. Evitar demasiada burocracia

Debe ser rápido. El proceso no debería tomar más de dos o tres días para obtener las respuestas correctas y brindarle la información analizada a quienes toman la decisión. Si la decisión toma más tiempo se corre el riesgo de ser ineficientes y perder el tiempo en burocracia.

4. Asegurarse de que las partes relevantes estén comprometidas con la ejecución

Una vez que el grupo haya decidido qué creen que debería hacer la empresa, pregúntales en qué se comprometerán para hacer ellos mismos. Esto impulsará el sentido de propiedad y la responsabilidad más allá de aquellos con autoridad para tomar decisiones, de modo que haya una red de personas listas para opinar cuando se tome la decisión.

5. Tomar decisiones en el nivel correcto de la organización

Cuando se trata de la toma de decisiones de alto riesgo, las personas con el conocimiento, la experiencia e intereses en la línea, deben tener la autoridad de decisión final, para que puedan ser dueños de los resultados (y esto a veces significa delegar abajo). Solo de ser necesario, se le debe dar acceso a otras personas para tomar la decisión.

Estas personas llenarán las brechas necesarias, en donde se incluyen las perspectivas, ideas, experiencia, estilos de pensamiento y demografía requerida. Esto podría incluir funciones de la oficina central, personal de primera línea, nuevas contrataciones, personas influyentes, socios, clientes, expertos externos, entre otros.